Freundschaftsfrage Teil 6
Stichworte wie GDPdU, GoBS und GODB sehen Unternehmer nicht gerne. Diese bedeuten meist, dass etwas teures angeschafft werden muss. Seit über 10 Jahren sollen laut dieser Vorschriften E-Mails bereits als Handelsbriefe behandelt werden, da man ja Rechnungen als auch Angebote versendet.
Wie reagierte mein Freund auf diese Aussage?
MR: Mein Steuerberater hat mir etwas gesagt, ich muss meine Emails archivieren. Stimmt das?
VG: Leider ja, und das nicht erst ab dem 1.1.2017, sondern schon einige Jahre. Bisher war es eher so, wo kein Kläger, da kein Richter, vorgeschrieben war es aber schon ein Jahrzehnt.
MR: Warum wusste ich da nichts von?
VG: Es wurde nicht an die große Glocke gehängt. Vor allem wegen der Kosten. Die Firma LW-Systems hat da aber etwas entwickelt, das ebenfalls Open Source ist. Es heißt Benno Mailarchiv. Ist wie die anderen Produkte die ich dir empfehle, komplett im Browser bedienbar.
Alle eingehenden E-Mails werden dort erfasst und indiziert, dass heißt komplett durchsuchbar, auch die Anhänge, sofern diese Text enthalten. Sollte man also ein Dokument suchen, dass ein bestimmtes Wort im Anhang hat, wird dieses auch gefunden.
Für jede eingehende E-Mail wird ein Zeitstempel erstellt und sich auf die vorhergehende bezogen. Dadurch kann man nicht manipulieren, eine gelöschte E-Mail würde auffallen.
Dafür muss aber jede E-Mail die eingeht erfasst werden. Deshalb sollte man das immer mit einem Spamfilter vor der E-Mail-Annahme verbinden.
Ich zitiere mal aus dem BLOG von Benno:
Die fortschreitende und immer mehr zunehmende Digitalisierung von Geschäftsabläufen hat den Gesetzgeber veranlasst, professionellere Maßstäbe für das Erzeugen und den Umgang mit elektronischen Dokumenten und Belegen festzulegen. Diese neuen Vorschriften an Unternehmen sind in den GoBD definiert. Empfangene und versendete digitale Belege wie bspw. Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen usw. stehen hierbei besonders im Fokus. Insbes. dann, wenn sie per E-Mail kommuniziert wurden.
Die Pflicht zur Archivierung digitaler Unterlagen, insbes. E-Mails, ist dabei nicht erst seit den nun endgültig und vollends in Kraft tretenden GoBD gesetzlich vorgeschrieben. Bereits in den GDPdU war die Verpflichtung zur elektronischen E-Mail-Archivierung verankert. Ihre Einhaltung wurde von der Finanzverwaltung bislang häufig nicht konsequent geprüft. Unternehmen, die bereits heute rechtssichere E-Mail-Archivierung einsetzen, sind damit bereits auf der sicheren Seite. Unternehmen, die bislang keine rechtssichere Archivierung ihrer steuerlich- und handelsrechtlich relevanten Mails vornehmen, müssen jetzt handeln. Am 31.12.2016 laufen alle Übergangsfristen aus. Unternehmen müssen die Anforderungen der GoBD dann erfüllen. Zuwiderhandlungen können unnötige Kosten und die Umsetzung Zwangsmaßnahmen bedeuten.
Dank der zweiten virtuellen Maschine mit Kopano, können wir Benno dort direkt integrieren. Es wird demnächst sogar ein direktes Kopano-Plugin für Benno geben, sodass man für die schnelle Suchfunktion Kopano nicht mehr verlassen muss.