Vor einem Dreivierteljahr bekam ich (VG) Besuch von einem Freund (MR) aus Hamburg. Wir kannten uns seit über 10 Jahren, damals war er noch in Lemgo in einer leitenden Position beschäftigt.
Er ging wegen seiner großen Liebe nach Hamburg. Er traf eine weitere Liebe seines Lebens, heiratete diese und konnte dieses Jahr das erste Mal in seinem Leben einen richtigen „Vatertag“ feiern. Herzlichen Glückwunsch euch Beiden noch einmal nachträglich!
Tja, Friede, Freude, Eierkuchen. Und nun?
Also bildete sich ein Plan im Hirn meines Freundes. Seine „Soft-Skills“ und sein verkäuferisches Geschick gepaart mit einer genialen Produktidee.
Wir saßen zusammen in einem hiesigen Lokal der Scarabeo Bar und unterhielten uns über Gott und die Welt. Irgendwann kam es auf das Thema „Was brauche ich als Firmengründer eigentlich als EDV System?“
Wir erörterten dann zusammen was man braucht und was man erst einmal außer Acht lassen kann. Damit das hier kein großer Roman wird, führe ich das ganze als Frage – Antwort aus.
MR: Was brauche ich eigentlich?
VG: Dazu muss ich erst einmal wissen, was und wie du arbeiten möchtest?
MR: Ich bin ja neu, gründe gerade, kann ich meine eigenen schon vorhandenen Sachen nutzen?
VG: Warum sollte das nicht gehen, jetzt kommt mein ungeliebtestes Wort, ABER…. es gibt viele Sachen zu beachten, vor allem was Datensicherung und Dokumentation angeht, da kennt das Finanzamt keine Gnade.
MR: Gut ich habe 2 Computer, ein Synology NAS und einen Kabelanschluss, kann ich den nutzen und wenn ich in ein Büro umziehe, was mache ich dann mit der Telefonnummer? Kann ich die mitnehmen? Wie telefoniere ich am besten, kann ich mein iPad weiter nutzen? Wie kann mein Steuerberater …
VG: Moment, eins nach dem anderen.
Gehen wir mal methodisch vor, du hast zwei Computer und ein NAS, was sind das für welche?
MR: Ein Tischrechner und ein Laptop.
VG: Gut, wir können dein NAS als zentrales System verwenden um deine Daten dort abzulegen. Wichtig ist, das mehrere Benutzer eingerichtet werden, vor allem ein Benutzer Backup, auf dessen Speicherort du maximal lesen darfst, nicht aber schreiben. Willst du E-Mail nutzen?
MR: Ja, klar und auch mein iPad und mein iPhone, vor allem auch für Termine, Kontaktverwaltung und alles was das Ding noch kann.
VG: Ja, das alles kann man nutzen. Auf dem NAS kann man den Mailserver einrichten, Synology hat eigene Kalender und Kontakte Sync-Tools. Alles machbar, denke aber an Datensicherung!
MR: Das ist ja super, ich kann ohne Investitionen loslegen.
VG: Nicht so ganz. Es gibt Einiges zu beachten, wenn man geschäftlich E-Mails versendet und empfängt. Diese müssen seit über 10 Jahren revisionssicher archiviert werden. Das „wünscht“ sich das Finanzamt so. Ohne ein Tool, was dir das ermöglicht, kannst du in Teufels Küche kommen.
Datensicherung ist das wichtigste Thema überhaupt, auch da werden wohl Investitionen fällig. Warenwirtschaftssoftware für die gesetzeskonforme Angebots- und Rechungserstellung sollte auch nicht vergessen werden.