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Genießen Sie schon oder sortieren Sie noch?

Ordnung ist das halbe Leben …

Trotz des Zeitalters von WhatsApp, Facebook Messenger, Threema, Signal, Snapchat und wie sie alle heißen, ist eine Kommunikationsform aus unserem Leben kaum mehr wegzudenken.

Die E-Mail!

Anfang der 90er kam ich zum ersten mal mit der E-Mail in Berührung. Damals wählte man sich mit Modems in Mailboxen ein. Meine damalige E-Mail-Adresse: krockett@suicide.turboland.de. Betrieben hat aie jemand, der ein guter Freund wurde: Ravestar.

Aber ich schweife ab.

Die Newsseite des Heise Verlages schrieb vor ein paar Wochen, das bisher niemals so viele E-Mails in Deutschland versendet worden sind wie aktuell: Über 625 Milliarden E-Mails, ohne Spams.

Wie soll man da die Übersicht behalten?

Was kommt heute nicht so alles per E-Mail:

Anfragen, Angebote ob angefragt oder vor allem ungefragt, Terminabsprachen, Rechnungen auch hier ob gewünscht oder ungewünscht 😉 (wobei hier eher berechtigt oder unberechtigt die bessere Wortwahl wäre)

… und dann der Ganze Rest, allerdings ist das weiterleiten von “lustigen Powerpoints” mit WhatsApp fast ausgestorben, danke zumindest dafür WhatsApp.

Der Rest ist dann das, was technisch als “Junk”, landläufig aber eher als SPAM bezeichnet wird.

Dies kann mehr als 80% der E-Mails ausmachen, die man erhält:

E-Mail Spam-Statistik Februar 2017

 

Dies ist die Statistik meiner Domain Grabbe-it.de. Ich denke die gelben Balken sprechen für sich. Ein Großteil der täglichen Nachrichten sind unerwünscht.

Eine Freundin sagte einmal zu mir “Ich sehe den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr, ich habe schon Aufträge in diesem Wust übersehen.”

Ich denke mit dieser Aussage können sich viele andere identifizieren.

Der erste Schritt sollte also das verhindern der Zustellung von Spams sein. Wie das geht? Dafür gab es den letzten Artikel 😉

 

E-Mail-VerschachtelungE-Mail-Verschachtelung

Der zweite sollte sein…. Nein, nicht komplizierte Unterordner. Das Extremste was ich gesehen habe, war so kompliziert, das ich ein DIN A3 Blatt Papier und 2 Stunden Zeit brauchte um die Verschachtelungen und darauf aufbauende Regeln zu verstehen.

Vor allem sollte man nie außer acht lassen, das etwas, was man selbst für Ideal hält, einem anderen Menschen (Krankheits- Urlaubsvertretung, Nachfolger) sehr viel Arbeit und Zeit kostet sich in die Denkweise einzuarbeiten. Das kann teilweise so weit gehen, das eben alles komplett neu gemacht wird, und so weiter und so weiter…. Ein Zeitfresser.

die andere Hälfte ist mir lieber …

Im Jahre 2011 erschien ein Artikel bei Spiegel Online, das E-Mail-Dauerfeuer, wer sortiert, verliert….

Einiges bezog sich darin auf IBMs Produkt Lotus Notes, aber die Grundgedanken waren und sind auch heute eigentlich richtig.

Wenn wir unseren Umgang mit dem Internet anschauen, was tun wir? Ein relativ neues Wort in unserem Sprachschatz zeigt es direkt: Googeln

Wenn wir etwas im Internet suchen, nutzen wir Suchmaschinen, in Deutschland hauptsächlich Google, im Rest der Welt auch noch Microsofts Bing. Andere wie Yahoo nutzen intern Bing. DuckDuckgo ist noch eine etwas bekanntere kleinere Suchmaschine.

Warum nutzen wir das nicht im Umgang mit E-Mails? Zum Zeitpunkt des oben erwähnten Artikels waren die Suchfunktionen des meist genutzten Business-E-Mail-Programmes (Outlook von Microsoft), sagen wir, suboptimal.

Die aktuellen Inkarnationen sind da wesentlich besser. Aber auch die Alternativen haben gelernt und aufge- wenn nicht sogar überholt.

Groupware-Systeme wie Kopano haben einen eigenen Indexer, so das die E-Mail-Inhalte indiziert werden, um diese schnell nach dem Gewünschten durchsuchen zu können.

In Verbindung mit dem E-Mail-Archivierungs-Programm Benno-Mailarchiv, welches auch die Anhänge indiziert, braucht man normalerweise keine Ordnerstruktur mehr. Man kann sein Postfach sogar richtig bereinigen, denn die Daten befinden sich ja noch im Benno. Revisionssicher archiviert.

Dadurch kann man den Überblick behalten, quasi Simplify your Life  auch auf dem Computer.

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